エクセルと仲良くなるには

みなさま、こんにちは。企画営業部の松岡です。

 

今回は、みんな大好き!「エクセル」について書いてみます。

 

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今、エクセルが熱い!?

 

エクセルとは、もちろんMicrosoft Excelのこと。

 

お気づきの方も多いとは思いますが、一昨年?昨年?あたりから
書店で「エクセル指南本」が平積みされている光景をよく見受けます。

 

書店だけでなく、アマゾンのビジネス・経済書ランキングでも
上位にランクインしているので、実際売れているみたいです。

 

過去の記憶では、パソコン書籍コーナーの片隅に並んでいて、
見た目からも、実用書/ハウツー書としていたものばかりでしたが、

 

最近では、ムックからハードカバーのものまで、
「外資系コンサルの~」とか、「ビジネスエリートが~」とかの枕がついた、
いわゆるビジネス書ライク、仕事術ライクな体裁のものが溢れています。

 

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内容を見てみると、基礎的な使い方について書かれている部分はごくわずかで、
「“時間効率をアップするために”、役立つ関数」とか、

「“魅せる資料作りのために”、こんなビジュアルテクニック」とか、
非常に実用的な構成になっています。

 

エクセル大好き!な私もご多分に漏れず、見つけたらついつい手にとってしまい、
「ほぉ、ほぉ」とインプットしながら立ち読みする反面、
「何で今さらこんなにいろいろ出てるんやろ?」と疑問を抱いていました。

 

 

なんで今、エクセルが熱い?

 

背景を考えると、

 

・「エクセルなんて触ったこと無い!」「使い方が全くわからない!」という人は
すでに少数なので、使えるけど”使いこなせない人”がターゲットになってきた


統計やらビッグデータやらがトレンドワードとなったので、エクセルをこれまで

以上に使う機会が増えてきた


従来のビジネスの現場以外(教育現場とか)でもPC活用が当たり前になって

きたので、先生・学生のニーズも増えてきた


・世間一般的に、デザインに対するハードルが上がっていて、作成資料の

見せ方の面で困っている人が多い

 

あたりかなぁ、とあれこれ想像はできますが、

 

ああいった本を読むことで、どれくらい効果が出るんだろう?については
実際に「おぉ、見違えましたね!」といったケースを

残念ながらあまりお見受けしません。。

 

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やはり苦手意識の強い方にしてみれば、

「いやいや、それ以前の問題なんですよ!」って感じかもしれません。

 

身の回りでも、エクセルに対して苦手意識が先行している方がいらっしゃいますが、
大好き人間の私からすると、「そんなに難しくないですよ」とお伝えしたいところ。

 

そこで、これだけ意識すれば、「エクセル・・・イケる☆」となること請け合い!
私が思う見やすいエクセル資料作りのポイントをお伝えしようと思います。

 

 

まずはやってみよう!

 

① 「何のための資料なのか」を考える

 

自分ひとりで見るものであれば、どう作っても自分が見やすければ良いですが、
社内の会議で使う/お客さまへ提出する/上司に報告する、等々、
「誰が、どんな場面で、何を認識するために」見るものなのか?を考えた上で、
「何を伝えるための資料なのか」を事前にイメージしておくことが肝心です。

 

 

② 色に気をつける

 

「真っ白だと味気ないしなぁ」と、色を付けたくなるのは人情です。
とは言え、何でもかんでも色付けすれば見やすくなるか、というと

そんなことはありません。

 

・キーカラーを決めてグラデーションをつける
・原色を使いすぎない
・行数の多いデータリストであれば、一行おきに薄く色づけする

 

色の使い方やバランスは、本や雑誌・WEBサイトのデザインなどからも

勉強してみましょう。

 

 

③ 線に気をつける

 

表作成の際に全て同じ実線で引いてしまう、また不要なところにまで罫線を引く、

などすると途端に見づらくなってしまいます。

 

罫線の太さと種類だけでも少し工夫することで、見やすさは格段に上がります!

 

苦手な方は、罫線を「接続詞」・「助詞」みたいにイメージしてみては

いかがでしょうか。
データが並ぶ「○と○と○と・・・」と続く場合の「と」は細い罫線で、
合計欄などの「したがって××」の場合の「したがって」は二重線や太線で

仕切りを入れるイメージです。

 

エクセルの表の流れを言葉に置き換えて、

普段の会話のトーンをエクセルにも取り入れてみましょう。

 

 

④ 文字に気をつける

 

資料内の文字がすべて同じテンションでは、どこに目を向けてよいか/または

向けなくてよいか、視認しにくくなります。

 

文字のサイズはもちろん、フォントにも気をつけると見やすさアップ間違いなし!

 

・数字を中心とした資料であれば明朝体は使わない
・画面で見やすい文字と、印刷して見やすい文字は違う場合がある
・金額や数量等、縦に並ぶ数字は右端揃えにする
・フォントサイズを小さくしすぎると、老眼持ちの人生の先輩には見てもらえない

 

ちょっとした工夫ですが、面倒がらずにやってみましょう。

 

 

他にもポイントはいろいろとあるかと思いますが、
まずはこういった基本的な考え方を持ってあれこれいじった後、
更にレベルアップしたくなったときに、

冒頭でお話した「エクセル本」に頼ってみるのがいいと思います。

 

 

とは言え、とは言え

 

「そう簡単に言わないでよ!」と仰る向きもあるかと思います。

 

そんな方は、とりあえず上手く使いこなしている人の作った資料を

同じように自分で作ってみましょう。

 

そうすることで、

「なるほど、ここをこう工夫しているんだね!」とか、

「あぁ、この発想なかったわ・・・」等々、気づきが多いと思います。

(自分も触り始めの頃よくやっていました。)

 

サングラスをかける赤ちゃん

 

最後に、エクセル苦手!な皆さんへ、

 

まずはショートカットキーを覚えるだけでも、途端に
「ウホッ、上級者☆」な気分になれるのでオススメです!

 

それから、

 

困ったときは、身近な詳しい人か、

私、松岡まで聞いてみましょう!↓↓↓コチラまで↓↓↓

https://sv80.wadax.ne.jp/~pen-kk-co-jp/info/

 

それでも解決できない問題はグーグル先生へ!


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